INTRODUCCIÓN
El objetivo básico de una hoja de
cálculo es proporcionar un entorno sencillo para generar tablas de números y aplicar
fórmulas para obtener nuevos valores. Las hojas de cálculo permiten manipular grandes
cantidades de números de forma rápida y fácil.
Una hoja de cálculo es, simplificando mucho, una potente y
versátil calculadora. Su capacidad para ejecución de complejas
funciones numéricas hace que sea especialmente utilizada en
matemáticas, estadística o economía. La hoja de cálculo sin
embargo no sólo trabaja con números sino que también cuenta con
funciones para tratamiento de información.
Este capítulo no pretende ser un completo manual del uso de la
hoja de cálculo. Veremos en cambio únicamente un ejemplo con el
propósito de que el lector sea capaz de generalizar las técnicas
empleadas y hacer uso de la ayuda del programa para ampliar sus
conocimientos.
Para ejecutar Calc vaya a Aplicaciones ->
Oficina ->OpenOffice.org Spreadsheet o bien desde cualquiera de
las aplicaciones del paquete seleccione
Archivo -> Nuevo Hoja de cálculo
Nos aparece entonces la ventana principal de la aplicación, con
el estilo habitual de distribución de herramientas de
OpenOffice.org. Lo más llamativo es que el espacio de trabajo no es
una página en blanco, como estábamos acostumbrados, sino una
inmensa tabla dividida en filas y columnas. Cada una de las casillas
que se forman en la intersección de columnas con filas se conoce con
el nombre de celda. Cada celda tiene una dirección que resulta de
combinar la letra de la columna con el número de la fila. Así a la
primera celda empezando por la izquierda nos referiremos con el
nombre "celda A1".
Crearemos una hoja de cálculo muy sencilla como ejemplo que nos
sirva para acercarnos a las posibilidades de esta aplicación.
DEFINICIÓN
OpenOffice.org Calc es una hoja
de cálculo Open
Source y software
libre compatible con Microsoft
Excel. Es parte de la suite
ofimática OpenOffice.org.
Como con todos los componentes de la suite OpenOffice.org, Calc puede
usarse a través de una variedad
de plataformas, incluyendo Mac
OS X, Windows,
GNU/Linux,
FreeBSD y Solaris,
y está disponible bajo licencia LGPL.
GENERALIDADES
Calc es una hoja de cálculo similar con un rango de
características más o menos equivalente. Su tamaño es mucho menor
y proporciona un número de características no presentes en Excel,
incluyendo un sistema que automáticamente define series para
representar gráficamente basado en la disposición de los datos del
usuario. Calc también es capaz de exportar hojas de cálculo
como archivos PDF,
cuenta con filtros, autofiltros y además puede realizar agrupaciones
en tablas
dinámicas que Lotus
123 en sus versiones anteriores no hacía, posiblemente la
versión 9.8 de Lotus 123 tenga estas posibilidades.
Dado que, desde el punto de vista de la programación
de macros, Calc no
es compatible con el modelo de objetos de Excel (aunque sí con
prácticamente todo su repertorio de funciones BASIC),
no es tan vulnerable a los virus
de macros (o macrovirus) como el producto de Microsoft.
Además, dado que su difusión es bastante menor, no hay tanto
interés por parte de los creadores de software malicioso
(malware)
de atacarlo específicamente.
Calc puede abrir y guardar las hojas de cálculo en el
formato de archivos de Microsoft Excel. El formato por defecto de
OpenOffice.org 2.0 Calc se puede fijar para que sea el de Microsoft
Excel, o el formato Open
Document Format (ODF) de la organización OASIS.
Calc también apoya una amplia gama de otros formatos, tanto
para abrir y guardar archivos.
OpenOffice.org es software
libre. Cualquier persona puede hacer mejoras y luego compartirlas
para el disfrute de todos. A medida que continúa creciendo la base
de usuarios y desarrolladores de OpenOffice.org, las características
y mejoras pueden ser agregadas al paquete a mayor ritmo.
En algunos casos, Calc carece de asistentes
para acceder a ciertas características avanzadas asociadas a
productos de la competencia como capacidades estadísticas como el
soporte de la barra de error en los gráficos, y el análisis de
regresión polinómico, sin embargo esos cálculos se puede realizar
incorporando manualmente las funciones y las relaciones más algunos
macros. Otra aplicación FOSS
llamada Gnumeric
proporcionaría un acceso más fácil en estas características del
análisis
estadístico exponiéndolas a los usuarios con asistentes.
CRITICA
La versión 2.0 de Calc tenía problemas al manejar hojas
de cálculo muy grandes (20.000 filas con 100 columnas). Esto es en
parte debido al formato XML
para manejar entradas en las celdas. Un hacker de Novell Linux
y el GNOME, llamado
Federico
Mena Quintero, ha analizado la causa del retardo en su blog [1]
y ofreció algunas sugerencias para mejorar la situación. Estas
críticas se han disipado, ya que las versiones de Go-oo
(http://www.go-oo.org), entre las
que se encuentra la distribuida por Canonical en Ubuntu, permiten más
de un millón de filas y 1.024 columnas.
La mayoría de los usuarios que trabajan con un conjunto de datos
(datasets) tan grandes usan un programa manejador de bases
de datos (como MySQL
o PostgreSQL),
así que no es un gran problema. En OpenOffice.org se puede conectar
con bases de datos externas usando el componente Base.
COMPARACIÓN
Calc, al igual que el resto de la suite Open Office, puede
fácilmente exportar hojas de cálculo (obviamente incluyendo
gráficos) como archivo PDF a partir de su versión 1.1.0 (lanzada en
marzo de 2004). En contraste, Excel sólo incluye esta característica
desde su versión 2007.
Otra de las ventajas de Calc es que directamente usas medidas
métricas cuando define el ancho de una celda o columna, o la altura
de una celda o fila. Este número se puede expresar tanto en cm,
mm, pulgadas,
picas y puntos
(tipográficos).
Asimismo Calc tiene algunas funciones
adicionales, como DOMINGODEPASCUA, la cual trabaja casi con cualquier
año. Otras como DÍAS y AÑOS (las cuales calculan diferencias entre
fechas), se pueden reemplazar con la relativamente desconocida, y muy
poco documentada SIFECHA de Excel (DATEDIF en inglés, llamada así
en español debido a un error de traducción).1
No obstante, aunque Calc soporta totalmente el formato condicional
de Excel 97-2003, no soporta las mejoras implementadas al mismo en la
versión 2007 de Excel, así como tampoco, las "barras de datos"
que se pueden asociar a celdas específicas.
Por otro lado, y a diferencia del producto de Microsoft
(incluso su versión 2010),
Calc ofrece un asistente de funciones más sofisticado, que le
permite al usuario navegar a través de fórmulas anidadas.
Calc también permite fechas mucho menores que al primero
de enero de 1900, la
cual puede ser útil para calcular períodos históricos. Por ejemplo
HOY()-FECHA(1789; 7; 14) devuelve la cantidad de días entre la fecha
actual del sistema y la Toma
de la Bastilla. Aún más, puede ir tan atrás como el primero de
enero del año 100 (después de Cristo),
compensando el desfase de 11 días debido al pasaje desde el
calendario
juliano al gregoriano
(que tuvo lugar cuando se pasó, en los entonces países católicos,
del 4 de octubre
de 1582 al 15 del
mismo mes y año). Este desplazamiento permite calcular
correctamente que el día del "descubrimiento oficial" de
América (12
de octubre de 1492)
efectivamente cayó un día viernes (mediante la función DÍASEM o,
eventualmente, usando MÓDULO).
Finalmente, respecto de las macros,
las funciones de BASIC
de Calc son básicamente las mismas que las de Excel, aunque al
primero le suelen faltar algunas, como InStrRev (la cual busca
una subcadena en una cadena, recorriéndola en reversa, desde atrás
hacia adelante). Pero desafortunadamente, el modelo de objetos de
Calc es bastante diferente del de Excel, y no soporta la
característica de "edición inteligente" del producto de
Microsoft, heredada del entorno de programación Visual
Studio, relacionada al manejo fácil de cada objecto.propiedad u
objeto.procedimiento (objeto.método).
PROTEGER
- Pudiera ser que por determinadas circunstancias deseemos:Evitar que usuarios no autorizados o, en otros casos, nosotros mismos, podamos cambiar, editar o modificar parte o la totalidad de la hoja de cálculo
- Evitar que usuarios no
autorizados puedan hacer visibles fórmulas, filas o columnas que
hemos ocultado
- Para estas y otras situaciones Calc ofrece una herramienta de muy fácil aplicación y desconocida para muchos usuarios. Se trata de la protección de las hojas de cálculo de un documento.
- En principio, todas las hojas de cálculo presentan todas sus celdas protegidas contra edición y modificación, si bien la protección no está activada. Para proteger hay que dar dos pasos.
El primer paso es decidir y
marcar aquello que deseamos o no proteger.
- El diálogo Formato de celdas nos brinda una pestaña titulada Protección de celda.
- Como puedes observar en la figura,
por defecto todas las celdas tienen activada la propiedad
Protegido. Si deseas desproteger algunas celdas,
deberás seleccionarlas y desactivar esta propiedad.
- Quizás quieras ocultar de ojos indiscretos tanto el contenido como las fórmulas de determinadas celdas. En este caso basta con seleccionarlas y activar su propiedad Ocultar todo.
También podrás decidir si
quieres que se oculten tan sólo las fórmulas utilizadas en las
celdas, estén protegidas o no (quizás no tenga mucho sentido si
no están protegidas). Activando la propiedad Ocultar
fórmulas conseguirás este propósito.
El segundo paso consiste en
activar la protección de la hoja.
Tan sólo tendrás que seleccionar
desde el menú Herramientas > Proteger documento >
Hoja...
Calc presentará el diálogo Proteger hoja. Pulsando
sobre el botón Aceptar la hoja quedará protegida,
ocultando fórmulas, datos y evitando la edición de las celdas
protegidas. El incluir la Contraseña [1]
es opcional. Por supuesto que si no indicamos una contraseña
cualquiera podrá desproteger la hoja.
VIDEO
Una Hoja de Cálculo que se Adapta a Cualquier Necesidad
Calc es la hoja de cálculo siempre
necesaria. A los nuevos usuarios les resulta intuitivo y fácil de
aprender. Los mineros de datos profesionales y analistas de números
apreciarán la amplia gama de funciones avanzadas.
La tecnología avanzada del Piloto de
Datos facilita la extracción de datos en bruto de bases de datos
corporativas, para luego cruzarlos/tabularlos, resumirlos y convertirlos
en información útil.
El uso de lenguaje natural le permite crear fórmulas usando palabras (por ejemplo: "ventas - costos").
El botón de Suma inteligente inserta una función suma o un subtotal de forma automática, dependiendo del contexto.
Los asistentes pueden guiarlo a través
de la elección y uso de una amplia gama de funciones de hoja de cálculo
avanzadas. O puede descargar una solución de hoja de cálculo ya hecha
desde las plantillas del repositorio de plantillas de LibreOffice.
Los estilos y el formato directo hacen
que sea fácil de aplicar opciones de formato flexibles a celdas,
incluyendo rotación libre del contenido, plantillas, fondos, bordes y
mucho más. Conviértase en un experto en la hoja de cálculo, utilizando
las plantillas con las funciones integradas, de modo que puede volver a
usar una hoja de ya preparada y sólo se centra en el trabajo inmediato.
El Administrador de Escenarios permite
análisis "¿qué pasaría si ..." con el toque de un botón. Por ejemplo,
puede comparar la rentabilidad de las previsiones de ventas altas,
medias y bajas.
El componente Solver de Calc le permite
resolver problemas de optimización donde el valor óptimo de una celda de
hoja de cálculo en particular tiene que ser calculado en base a las
limitaciones previstas en otras celda.
Usted puede hacer trabajo colaborativo
en hojas de cálculo, gracias al soporte de Calc para múltiples usuarios.
Puede compartir una hoja de cálculo, de modo que otros usuarios pueden
añadir fácilmente sus datos. El propietario de hoja de cálculo puede
fácilmente integrar nuevos datos, en tan sólo unos pocos clics. Esta
función de colaboración ayuda a evitar conflictos de edición.
Puede guardar las hojas de cálculo en
formato OpenDocument, el nuevo estándar internacional para los
documentos. Este formato basado en XML significa que sus archivos se
pueden leer incluso si el destinatario no es un usuario Calc. Las hojas
de cálculo serán accesibles utilizando cualquier software compatible con
OpenDocument.
También puede abrir hojas de cálculo
Microsoft Excel, y también puede guardar su trabajo en formato Excel
para enviar a quienes aún están aprisionados en los productos de
Microsoft. Si sólo necesita poner sus datos en formato electrónico, pero
en una amplia gama de dispositivos y plataformas, puede exportar a
Formato de Documento Portable (.pdf). Calc puede leer .xlsx creados con
Microsoft Office 2007 para Windows o Microsoft Office 2008 para Mac OS
X.
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